Persoonlijke Assistent

Een virtuele assistent op afstand maakt het werk super makkelijk!

Ervaar het gemak van een Virtuele assistent

Persoonlijke Assistent ontzorgt haal meer uit uw werkdag

Persoonlijke Assistent inschakelen

Stel u eens voor: u wilt werken aan de core business van uw onderneming, maar wordt steeds opgehouden door allerlei dagelijkse verplichtingen. Verplichtingen zoals het bijhouden van uw agenda, het beantwoorden van mails, de boekhouding, afspraken inplannen, het bijhouden van uw website en social media. Best vervelend want hierdoor komt u te weinig toe aan waar het echt om draait: meer klanten werven en meer aandacht voor bestaande, tevreden klanten. Een persoonlijke assistent of virtuele assistent helpt u om te focussen op de taken die er echt toe doen.

Het uitbesteden van taken kost in eerste instantie wel wat voorbereidingstijd. Want je zult moeten nadenken over de taken die je wil uitbesteden en hoe je de taken gaat aanleren aan je PA op afstand. 

MKB bedrijven of drukke zelfstandigen gunnen zichzelf niet de tijd om hier goed bij stil te staan, dat outsourcen van terugkerende arbeidsintensieve klussen echt de oplossing is voor overvolle agenda’s en meer focus. Herkenbaar? Probeer op een rij te zetten welke taken u liever niet doet die iedere maand terugkomen, of welke grote projecten eraan komen die aandacht nodig hebben en eenvoudig uit te besteden zijn. Op deze manier brengt u eenvoudig in kaart wat u zou willen uitbesteden en hoeveel tijd u hierdoor over heeft. De stap om te beginnen met een persoonlijke assistent is nu eenvoudig te zetten. Bekijk hier de uitgebreide lijst met taken voor een VA.

Virtuele assistenten inschakelen Alembo

Wat is een virtuele assistent?

De technologie gaat snel, er zijn web chatbots die automatisch vragen beantwoorden en Google Assistenten die hulp aanbieden op mobiele telefoons. Virtuele robots die u snel en gemakkelijk kunnen helpen. Maar een virtuele assistent kan ook een persoonlijke assistent van ‘vlees en bloed’ zijn. Hij of zij werkt op afstand en pakt de zaken op waar u geen tijd of geen energie in wilt steken. Het inhuren van een virtuele assistent is niet alleen makkelijk, maar u bespaart er ook al snel 40-50% van uw tijd. Na een korte kennismaking en uitleg van de taken kan uw assistent al snel voor u aan de slag. Onze Virtuele Assistenten zijn bekend met diverse tools en applicaties en hebben ruime werkervaring met secretariële en administratieve taken. 

Hoogopgeleide VA's zijn alleskunners

Ons virtuele assistentie team bestaat uit 7 persoonlijke assistenten die tijdens werkdagen ondernemers en MKB bedrijven ondersteunen. Alembo selecteert alleen de toppers voor de rol van PA omdat je als persoonlijke assistent een alleskunner moet zijn. Je moet zowel goed zijn in Nederlands in taal en geschift, goed kunnen communiceren met klanten aan de telefoon en vaardig zijn met administratief werk. Daarnaast moet je goed kunnen schakelen tussen de verschillende klanten die je dagelijks helpt en goed zijn in time management en het werken middels verschillende klantsystemen en werkinstructies snel eigen maken. 

Onze Persoonlijke assistenten kunnen het volgende voor u doen en nog veel meer:

Hoe gaat de samenwerking van start?

Eerst brengen we in kaart welke taken u zou willen beleggen bij een virtuele assistent en hoeveel tijd dit per week in beslag zal nemen. 

Wij plannen dan een online kennismakingsbijeenkomst waar onderling kennisgemaakt wordt en we de werkzaamheden bespreken. Daarbij gaan we dieper in op wat er nodig is qua voorbereiding: zoals toegang inregelen tot applicaties, logins email, telefonie doorschakelen etc. 

U maakt zelf de werkinstructie via video schermopname of digitaal; om zo de kennis over te brengen. Voor het samenwerken met de persoonlijke assistent maken we afspraken als: hoe communiceren we via welk kanaal, Slack, email, WhatsApp, of anders? 

Na de kennismakingsmeeting gaan we van start. De eerste maand is een pilot maand. Na een maand is een evaluatie en bespreken we het vervolg van de samenwerking. Meer informatie over onze Virtuele Assistentie dienstverlening vindt u op de site van Virtuele Assistent Zonder Zorgen (VAZZ – brand van Alembo)

Tarieven Virtuele assistent

Alembo werkt met flexibele abonnementen. Deze zijn maandelijks aan te passen of op te zeggen. Wilt u meer dan 40 uur per maand afnemen, ook dat is mogelijk, we denken graag met u mee.  De Persoonlijke Assistenten van Alembo werken tijdens Nederlandse kantoortijden van maandag t/m vrijdag van 09.00-17.00 uur. Meer weten, check hier of neem contact met ons op!

Uitbreiden aanpak Alembo

Zilver Abonnement

10 uur per maand voor €220

Premium Abonnement Virtuele Assistent Alembo

Premium Abonnement

40 uur per maand voor €720

Voordelen PA op afstand

Na een kennismakingsbijeenkomst, het doornemen van de instructies en inregelen van techniek en applicaties kan uw virtuele assistent snel van start!

 

Flexibele abonnementen met de mogelijkheid om snel op te schalen naar meer uur per maand, met 1 maand opzegtermijn. 

Onze Persoonlijke Assistenten zijn hoogopgeleid en hebben diverse specialismen in huis.  Wij pakken allerhande taken voor u op. Van klantcontact en emails afhandelen, contentbeheer, HR ondersteuning, tot administratie, debiteurenbeheer en CRM opschoning.

Wij hebben een team van Virtuele Assistenten. U krijgt een vast contactpersoon die de taken oppakt. Daarnaast heeft u een backup VA als uw Virtuele Assistent bijvoorbeeld op verlof is of vanwege ziekte het werk niet kan doen. Zo gaat het werk altijd voor u door.

Sommige ondernemingen willen bewust geen vaste personeel in dienst. Een persoonlijke assistent op afstand biedt de perfecte oplossing. Geen rompslomp rondom inhuur van vast personeel en snel aan de slag door de ruime ervaring van het team.

Onze VA’s hebben ruime ervaring met klantsystemen voor call, email en chat. Wij werken vaak direct in de systemen en applicaties met de klant. Wilt u uw telefoon naar ons doorschakelen, geen probleem wij kunnen dit voor u inregelen middels onze Callcenterapplicatie CCL.

Wij zijn meester in het samenwerken op afstand. Of je nu vanuit kantoor of thuiswerkt, samenwerken met een PA van Alembo is altijd mogelijk via onze beveiligde VPN verbindingen. In overleg kijken wij wat de prettigste samenwerking is en zoeken wij de communicatievorm uit die het beste past voor afstemming, documenten sharen en snel kunnen schakelen (Slack, Whatsapp, Trello, email, GoogleHangouts, Teams etc). We hebben ruime ervaring met verschillende klantsystemen en administratie software. 

 
 

Ons netwerk is verbonden met klantsystemen. Deze verbinding gaat altijd via een beveiligde VPN verbinding.  Data en gegevens staan en blijven opgeslagen op servers van TransIP in Amsterdam.

Alembo is uiteraard ISO 9.001 gecertificeerd en wij werken conform ISO 27.001. De certificatie van ISO 27.001 is gepland met KIWA Leiden en zal gebeuren nadat er weer normaal vliegverkeer mogelijk is. Alembo is daarnaast voor alle security audits geslaagd, waaronder voor KPN, ABN AMRO, Internationale Bank en een Belgische Telecom. 

Alembo werkt conform de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) welke van toepassing is in de hele Europese Unie. Wanneer er sprake is van het werken met persoonsgegevens, wordt er een Verwerkersovereenkomst, gebaseerd op het EU standaard model, overeengekomen. 

Alembo is via twee providers gekoppeld met het internet, de belangrijkste verbinding is glasvezel, specifiek getrokken naar het kantoor. Daarbovenop is er een 4G dataverbinding en is er ADSL. Door deze onafhankelijke verbindingen is het internet zeer goed en robuust. Het netwerk is zo ingericht dat bij eventuele uitval van 1 internetverbinding, automatisch geschakeld wordt naar de andere internetverbinding, waardoor uitval niet opvalt en business as usual doorgaat.

Samenwerken met een VA

Tips van onze virtuele assistentes

Persoonlijke Assistent Klantcases

Nationale Hulpgids helpdesk
De Nationale Hulpgids is de marktplaats voor thuiszorg, kinderopvang, huishoudelijke hulp, begeleiding en meer. Voor de Nationale Hulpgids verwerken onze Persoonlijke Assistenten aanvragen van hulpvragenden en hulpaanbieders. Daarnaast bemannen onze VA's de volledige helpdesk van de Nationale Hulpgids. De werkzaamheden worden voor een groot deel uitgevoerd in het backoffice systeem van de Nationale Hulpgids. Overige taken die worden opgepakt is het controleren van advertenties, vacatures, aanbevelingen en berichten. Hierbij wordt gelet op taal en de juiste layout.
ENTOPIC aanpassen CV's en contracten
Entopic ondersteunt iedere dag meer dan honderd organisaties bij hun contentmanagement en webredactie. Om dit proces zo goed mogelijk te laten verlopen is ondersteuning gevraagd aan onze Persoonlijke Assistenten om te helpen met HR support werkzaamheden (detacheringsproces). Werkzaamheden bestaan uit vaste informatie die in een standaard template geplaatst moet worden.
Schipveiling office managment
Schipveiling veilt in samenwerking met de beste jachtmakelaars en het grootste veilingplatform van Europa boten of schepen. Diverse operationele taken worden door een vaste VA opgepakt. Voor Schipveiling is zijn PA vanuit Alembo onderdeel van de onderneming en vooral de communicatie tussen beide partijen verloopt soepel en duidelijk. Het takenpakket bestaat uit: agenda & Crm beheer, telefoon- en mail beantwoording, mailings en nieuwsbrieven, Facebook berichten plaatsen en events, verwerken van veilingrapportages en contactpersoon voor clienten en verkopers.
VANTHUL Seceratieel & salarisdadministratie
Eenvaste persoonlijke assistent verzorgt fulltime secretariele taken voor Accountancybureau VANTHUL. De taken bestaan uit het telefonie opnemen, salarisadministratie en losse taken zoals registraties in Crm, kantoorartikelen bestellen, uitwerken van audiofiles en regelen hotels / vliegtickets.De klant ervaart de samenwerking als zeer prettig. Snelle communicatie en inwerken via Slack.
Betaalbarekunst producten opvoeren in CMS
Betaalbarekunst.nl is een initiatief van Erik Jonkman. Zijn vader was (onder andere) een veelzijdig kunstenaar en is waarschijnlijk de reden dat Erik altijd al “iets” met kunst heeft willen doen. Met name kunst betaalbaar en bereikbaar maken, met als doel de ontelbare kale muren thuis en op kantoor op te sieren. Zo is de webshop betaalbarekunst.nl ontstaan. De Virtuele Assistenten van Alembo ondersteunen bij het opvoeren van producten in het CMS: afbeelding evt. bewerken en uploaden, korte tekst maken, juiste stijl, afmetingen en andere data toevoegen.
Defero inboeken facturen en betalingen & mailverwerking
Defero is een enthousiast reclamebureau dat organisaties helpt om hun boodschap helder en krachtig te communiceren naar hun doelgroep. Bij Defero kun je terecht voor het ontwerp van logo’s, huisstijlen, websites, reclame campagnes en drukwerk. Een vaste Persoonijke Assistent ondersteunt bij het verrichten van betalingen en inboeken van facturen via Moneybird en beantwoordt klantvragen per mail (Pipedrive).
Bezwaarmaker nabellen crediteuren en telefonie beantwoording
Bezwaarmaker.nl is opgericht in 2009 en is sindsdien een organisatie die succesvol is in het afhandelen van WOZ bezwaarschriften voor zowel bedrijven als particulieren. De ervaren taxateurs van Bezwaarmaker.nl zijn gespecialliseerd in bezwaar- en beroepsprocedures op het gebied van de Wet WOZ (Wet Waardering onroerende zaken). De Persoonlijke Assistenten van Alembo assisteren bij het nabellen van crediteuren en het beantwoorden van klantvragen die telefonisch binnenkomen.
Previous
Next


Geef vandaag nog een boost aan uw business

Neem gerust contact met ons op!

Persoonlijke assistent alembo