Operationele Backoffice

Mid- en backoffice processen uitbesteden

operationele processen uitbesteden

Samen succesvol door outsourcen

Repeterende operationele werkzaamheden horen meestal niet tot de kern van uw organisatie, ze vragen wel uw tijd en aandacht. Deze operationele werkzaamheden kunnen vaak eenvoudig en flexibel worden uitgevoerd door professionals. U profiteert van hun kennis en ervaring. Maar het werk extern beleggen kan duur zijn.

Operationele ondersteuning (back-, mid- en frontoffice) is de kernactiviteit van Alembo. Denk hierbij aan het verwerken van schades, contract- en orderverwerkingretourorders en verwerken van cashback acties.

Laat u deze werkzaamheden door Alembo specialisten doen en u bent nog beter in staat om u te focussen op uw kernprocessen en –activiteiten. Alembo voert deze werkzaamheden vaak tegen lagere kosten uit, dan het zelf te doen. Daarbij heeft Alembo een workforce van 300+ mensen, waardoor pieken en dalen in de werkzaamheden goed te verwerken zijn.

Bent u benieuwd of Alembo ook voor u de werkzaamheden kan doen, neem dan direct contact met ons op. Onze accountmanagers kunnen voor u uitwerken wat uw voordelen zijn. 

Wat is de beste aanpak bij outsourcen?

Alembo's aanpak

We kunnen de werkzaamheden zowel offline als online in uw eigen applicatie uitvoeren. Hierbij maken we altijd gebruik van beveiligde netwerkverbindingen. Door uitstekende IT infrastructuur wordt er op afstand net zo snel gewerkt als u gewend bent. Onze 3 internetproviders, waarvan de belangrijkste glasvezel is en daarbovenop 4G dataverbinding en ADSL maken dat mogelijk.

Een goede voorbereiding is het halve werk. Gefaseerd en gecontroleerd vindt de implementatie plaats. Transparantie en heldere communicatie helpt bij het opbouwen van een prettige lange termijn relatie. Waardoor succesvolle samenwerkingsverbanden ontstaan en voor beiden een win-win situatie.

Inventariseren
Verwachtingen worden afgestemd en aanvraag wordt besproken en gekaderd. Wat is de aard van de uit te besteden werkzaamheden. Welke KPI’s & doelstelling willen wij halen?
Voorbereiden
Alle voorbereidingen vanuit Klant en Alembo worden getroffen om te kunnen starten (IT, personeel, werkinstructies, rapportage, training). Plan van aanpak wordt opgesteld.
Pilot
Alembo start met een pilot om kwaliteit, snelheid en IT te toetsen. Er is nauwe onderlinge afstemming. Na de pilot vindt een evaluatie plaats en verdere uitrol van processen.
Uitbreiden
Samenwerking is vastgelegd voor langere termijn. Werkzaamheden worden uitgebreid en complexere taken aangeleerd. Er is een vaste overlegstructuur met de klant.
Samen verbeteren
Het beoogde aantal fte van het team is compleet en de aantal te verwerken data is op niveau. Focus ligt op continu verbeteren en hechter worden als team en langdurig partnerschap.
Previous
Next

Het resultaat voor u:

Snelle Verbindingen Met Uw Klantsystemen

Veiligheid Gegarandeerd

Uw data is in veilige handen bij Alembo. Alembo is ISO 9.001 en we werken conform ISO 27.001. Certificatie ISO 27.001 is gepland met KIWA Leiden en zal gebeuren nadat er weer normaal vliegverkeer mogelijk is.  

Het inloggen op systemen gaat via een beveiligde VPN-verbinding. Bovendien is Alembo voor alle security audits geslaagd, waaronder voor KPN, ABN AMRO, Internationale Bank en een Belgische Telecom.

Alembo werkt conform de privacywet, de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), welke van toepassing is in de hele Europese Unie. Voor meer informatie over AVG, download hier de whitepaper.

Operationele diensten

Klantcases

Exela (Leaseplan)

Alembo werkt in opdracht van Exela Technologies voor Leaseplan en ondersteunt bij het verwerken van overtredings- en verkeersboetes. Dagelijks worden documenten digitaal bij Alembo aangeleverd waarvan de oplevering dezelfde dag wordt verwerkt (binnen 4 uur). Een vast team van 4 fte werkt dagelijks voor LeasePlan. De aangeleverde aantallen variëren waardoor het van groot belang is dat de planning goed en stabiel is, zodat de dagelijkse SLA steeds weer gehaald wordt. 

“Jarenlange goede samenwerking en betrouwbaarheid.”

Paragon

3 jaar op een rij werkt Alembo samen met Paragon voor een Nederlands bedrijf, waarvan de naam niet genoemd mag worden, aan een groot data-entry project. Alembo verwerkt handgeschreven Nederlandstalige formulieren. In 2018 is vanwege de gunstige prijsstelling en de hoge kwaliteitsresultaten besloten om de gehele invoer van 1.5 miljoen formulieren aan Alembo uit te besteden. Het beschikbaar stellen van 160 medewerkers voor 1 maand formulierverwerking vergt veel van de organisatie. Een speciaal projectteam van directie, projectcoördinatoren en controleurs werken iedere dag 24×7 samen en bewaken de productie per dag en of de kwaliteit op schema zit.

‘Ik kan met recht zeggen dat dit mijn meest vlekkeloze formulierverwerking was voor dit project. En ik heb er heel wat gedaan. Dit was de 22e. Geef aub mijn complimenten door aan het hele team.’

SDU

SDU heeft Alembo gevraagd om te ondersteunen bij het verrijken optimaliseren van de klantdata om zo snel de juiste informatie compleet te hebben tegen aantrekkelijke kosten. Alembo verrijkte de n.a.w. gegevens van klantdata door middel van researchwerk op het internet en hanteert hierbij strikte kwaliteitseisen. 

‘Alembo verrijkt en ontdubbelt klantdata voor de marketingafdeling. Ik ben heel tevreden over de samenwerking: er wordt goed doorgevraagd over wat wel/niet de bedoeling is. Goede prijs-kwaliteitsverhouding en planning conform afspraken. ’

Art & Craft

Om de orderverwerking vlot en soepel te laten verlopen, controleert Alembo voor iedere order de juiste beschikbaarheid, leverancier een shipment methode bij bestellingen van meerdere producten. Alembo krijgt hiervoor toegang tot de benodigde software die via VPN benaderd worden. In 2020 zijn in totaal 272.365 orders verwerkt voor Art & Craft. 

‘In drukke periodes kunnen er snel meer operators ingezet worden en kan er meer en langer gewerkt worden indien nodig. Door Alembo hoeven wij onze eigen mensen niet te vragen, te verplichten om in shiften te werken en tot ‘s avonds laat. Ik ben er zeker van dat Alembo voor heel wat bedrijven het werk kan verlichten!​’

Diks Verzekeringen

De backoffice werkzaamheden die Alembo momenteel verricht, worden opgepakt in het CRM systeem, Dynamics 365. Het takenpakket is divers en bestaat o.a uit: 

  • Het opvragen van offertes
  • Het versturen van offertes naar klanten
  • Het verwerken van de acceptatie dialogen
  • Het versturen van polisbladen 
  • Het koppelen van items aan een dossier
  • Het toevoegen van aanvullende dekkingen 
  • Het aanpassen van de status van de polis

‘Prettige partij om mee samen te werken, snelle en duidelijke afstemming en met goede kwaliteit.​’

Meer informatie over wat wij kunnen betekenen?

Neem gerust contact met ons op!

Operationele processen outsourcen